Le Syndic

NOS SERVICES

• Assemblée Générale de copropriété

  • Préparation, organisation et tenue d’une révision des comptes
  • Etablissement et envoi des convocations avec pièces nécessaires
  • Préparation et tenue des Assemblées de copropriété
  • Etablissement des feuilles de présences
  • Tenue du registre des délibérations
  • Etablissement et diffusion du procès-verbal
  • Exécution des décisions prises lors de l’Assemblée Générale

• Gestion administrative

  • Mise à jour, conservation et archivage des documents
  • Création et tenue à jour du registre des copropriétaires
  • Elaboration, diffusion et affichage de circulaires d’information
  • Exécution des travaux d’urgence pris par sa propre initiative pour la sauvegarde de la valeur de l’immeuble
  • Appel d’offres pour tous les travaux dépassant un montant de 1.500 € HTVA
  • Etudes et comparatifs des offres de prix reçues
  • Souscription des contrats d’entretien avec différentes entreprises pour les éléments d’équipements communs, sur base d’une décision prise par l’Assemblée Générale ou le Conseil Syndical
  • Contrôle et respect des dispositions du règlement de copropriété et du règlement d’ordre intérieur
  • Consultation et collaboration avec le Conseil Syndical

• Assurance

  • Contrôle et proposition de polices d’assurance en fonction de leurs services et coûts
  • Souscription des polices d’assurance au nom du Syndicat de Copropriétaires
  • Déclaration aux compagnies d’assurances et suivi des sinistres
  • Appel d’offre pour réparations suite aux sinistres et exécution des travaux
  • Encaissement des remboursements versés par les compagnies d’assurances
  • Règlement des indemnités aux bénéficiaires

• Comptabilité

  • Tenue de la comptabilité générale de la copropriété
  • Tenue des comptes individuels des copropriétaires
  • Ouverture d’un compte bancaire au nom de la copropriété (compte courant) et éventuellement d’un compte d’épargne pour constituer un fonds de réserve
  • Etablissement du plan de répartition des charges courantes et extraordinaires suivant les millièmes du cadastre vertical et le règlement de copropriété
  • Etablissement du budget prévisionnel pour le prochain exercice, calcul et définition des avances mensuelles correspondantes
  • Appels périodiques et encaissement des avances sur charges courantes et extraordinaires
  • Suivi des paiements, relances des impayés et procédures de recouvrement
  • Contrôle et paiement des factures courantes
  • Etablissement des décomptes de charges, généraux et individuels
  • Gestion de trésorerie (fonds de roulement, fonds de réserve, compte épargne,…)
  • Présentation des comptes de gestion, état des dettes et créances et situation de la trésorerie

• Gestion Technique

  • Permanence téléphonique en-dehors des heures de bureau, 24/24H, 7/7J
  • Inspection mensuelle des parties communes par un technicien du Syndic avec établissement d’un rapport d’intervention
  • Contrôle des installations techniques et électriques
  • Vérification de fourniture de combustible et matériel
  • Vérification de dégradation et éventuels travaux urgents à organiser
  • Conseil pour travaux de rénovation et d’entretien
  • Etablissement des contrats d’entretien nécessaires, en accord avec le Conseil Syndical ou suite à une décision de l’assemblée générale
  • Surveillance et contrôle des travaux de rénovation et d’entretien